Es importante que nuestros clientes comprendan la importancia de la seguridad en línea y la privacidad de sus datos. En este sentido, me gustaría explicar en este artículo por qué los correos electrónicos personalizados no deben ser utilizados para temas de facturación o ante entidades legales.
En primer lugar, es importante tener en cuenta que los correos electrónicos son una forma de comunicación muy común en el mundo empresarial, pero también son vulnerables a la interceptación y el acceso no autorizado. Si se envían correos electrónicos que contienen información confidencial, como información de facturación o datos personales, existe un riesgo de que esa información sea vista por personas no autorizadas.
En segundo lugar, los correos electrónicos personalizados, como los que se envían desde una cuenta de correo electrónico de la empresa, son muy fáciles de falsificar. Los estafadores pueden utilizar técnicas de phishing para hacerse pasar por la empresa y solicitar información confidencial a los clientes, como información de facturación o contraseñas. Esto puede resultar en robo de identidad, fraude financiero y otros problemas graves.
Por último, la DIAN (Dirección de impuestos y aduanas nacionales) recomienda en su concepto emitido en el año 2015 que no es recomendable utilizar correos personalizados con su dominio en temas estructurales como la facturación electrónica o como dato de contacto en el RUT (registro único tributario) ya que estos pueden cambiar constantemente y se convierte en un desgaste tanto para el cliente como para la entidad.
En conclusión, nuestra recomendación es crear una máster account en un proveedor como Gmail (puede ser también Hotmail, Yahoo o Yandex) con una cuenta general (ejemplo: minegocio@gmail.com) y utilizar esta dirección para asuntos oficiales y a su vez integrar los correos personalizados en esta cuenta; Estos correos deben ser utilizados únicamente para trato con los clientes o como comunicaciones internos de la empresa o el negocio.